Waarom zou je zoeken naar passieve kandidaten?

Heeft het wel zin om al je tijd en energie te steken in een kandidaat die wellicht helemaal niet op jouw telefoontje zit te wachten? Of leveren passieve kandidaten echt zoveel voordeel op? We vroegen drie recruiters naar hun beweegredenen en ervaringen.

Je hoort steeds vaker dat bedrijven aparte sourcers inzetten om het internet af te struinen naar de zogeheten passieve kandidaten. Oftewel: kandidaten die zelf niet actief op zoek zijn naar een baan en dus niet via een vacature te vinden zijn. Waarom zou je als bedrijf daar je energie in steken? Zijn passieve kandidaten inderdaad de heilige graal zoals vaak wordt beweerd? Betere kandidaten en betere performers? En als dat zo is: wegen deze voordelen dan wel op tegen de tijd die je kwijt bent?

Noodzakelijk voor wervingsdoelstellingen

Voor Jan Bernhart, Technical Recruiter en Sourcing Lead bij Booking.com, is het vrij logisch om naar passieve kandidaten te zoeken. “Anders kunnen wij onze wervingsdoelstelling niet halen. 70% komt binnen via gewone sollicitaties, maar voor dat overige deel moeten we op andere manieren zoeken. Er zijn veel geschikte werknemers die zelf niet naar banen zoeken. Met hen wil ik graag een gesprek aangaan.” Ook voor Bas Westland van e-people is het zelf zoeken naar passieve kandidaten noodzakelijk om de schaarse IT- en online marketingkandidaten te vinden die hij zoekt. “Post and pray levert voor ons gewoon te weinig kandidaten op.”

Westland ziet nog een voordeel van zoeken naar passieve kandidaten: “Passieve kandidaten hebben vaak geen andere procedures lopen, waardoor je een stuk rustiger met ze aan de slag kan. Een actieve kandidaat heeft vaak wat meer haast, met als gevolg dat hij wellicht al voor een ander bedrijf gekozen heeft, voordat jij je besluit hebt kunnen nemen.”

Zijn passieve kandidaten beter?

Maar zijn ze ook beter? Interim recruiter Jacco Valkenburg van Recruit2 denkt van wel. “Uit intern onderzoek van onder andere Philips USA blijkt dat werknemers die via een directe benadering geworven zijn uiteindelijk beter presteren in een bedrijf dan de gewone sollicitanten.” Een verklaring heeft hij er ook wel voor: “Passieve kandidaten denken vaak wel een paar keer na voordat ze die ene baan – waar ze het goed naar hun zin hebben – verruilen voor een ander avontuur. Terwijl actieve werkzoekenden vaak sneller geneigd zijn een baan te accepteren. Dat zorgt daardoor eerder voor een mismatch.”

Bernhart vindt dat te ver gaan. “Uit mijn data blijkt niet dat passieve kandidaten beter presteren. Maar de kans op een aanname is wel groter, omdat ik natuurlijk alleen de kandidaten benader van wie ik denk dat ze een goede kans maken.” Westland ziet dat ook als voordeel en benadert passieve kandidaten zelfs pas nadat hij diegene eerst met de hiring manager heeft besproken. “Dat vergroot de kans op succes.”

Wel wil Westland ook ‘een lans breken’ voor de actieve kandidaat die hij over het algemeen wel een stuk gemotiveerder vindt. “Een passieve kandidaat heeft toch vaak eerst een houding van ‘vertel jij mij maar eens waarom ik hier zou moeten werken?’”. Er is volgens Westland dus niks mis met het werven van actieve kandidaten via een vacature, zolang het aanbod voldoende is.

Is het niet tijdrovend?

Maar is het dan niet erg tijdrovend? “Dat ligt er maar aan hoe je het bekijkt”, zegt Valkenburg. “Als ik een vacature voor secretaresse uitzet en ik tweehonderd reacties krijg, ben ik ook veel tijd kwijt om die allemaal af te handelen.” Bernhart is het daarmee eens. “Ik ben als sourcer misschien veel tijd kwijt, maar ik bespaar de developers en de managers die de gesprekken doen ook veel tijd. Want ze hoeven er minder te voeren.” Voor Bernhart is dat zelfs een reden om niet alleen voor de schaarse maar soms ook voor de ‘makkelijke’ vacatures te sourcen in plaats van een vacature uit te zetten. “Dan schrijf ik gewoon een paar kandidaten aan en hoef ik niet honderden sollicitaties door te spitten.”

Zijn passieve kandidaten duurder?

Zijn passieve kandidaten dan niet duurder, omdat ze meer te eisen hebben als gewilde partij? Ook dat vindt Bernhart van niet. “De data laten dat niet zien. Uiteraard zijn er kandidaten die het proberen, maar je moet als sourcer ervoor zorgen dat je dat in goede banen leidt en snel duidelijk maakt dat het om een normale sollicitatie gaat, waarbij de ander zich ook gewoon nog moet bewijzen.” Westland ziet wel het gevaar, zeker bij de schaarse banen. Als bedrijven gewend zijn om hoge salarissen te betalen, is dat volgens hem geen probleem, maar het wordt pas vervelend als iemand met een hoger salaris binnenkomt dan zijn collega’s. “Die hebben dan meteen een houding van ‘laat het maar eens zien dan’, met als gevolg dat zo’n iemand niet goed aardt en vaak snel weer weg is.”

Worden passieve kandidaten niet gek van al die bedrijven?

Maar zitten die passieve kandidaten wel op al die telefoontjes te wachten? Je hoort toch regelmatig klachten van gewilde werkzoekenden die gek worden gebeld en zelfs een zwarte lijst hebben opgesteld van foute bureaus. De drie recuiters hebben die ervaring niet. Valkenburg zegt dat twee derde positief reageert en een derde gewoon niet reageert. Echt negatieve reacties zijn volgens hem een zeldzaamheid. Ook Bernhart heeft geen negatieve ervaring met het benaderen van passieve kandidaten. “Uit onze analyse blijkt zelfs dat de werknemers die via sourcing zijn binnengekomen het meest tevreden waren over het hele recuitmentproces.”

Voorbereiden is cruciaal

Het gaat er uiteindelijk wel om hoe je kandidaten benadert, vinden ze alle drie. “Als je mensen gaat spammen en lastigvallen, dan is dat natuurlijk niet goed”, zegt Bernhart. Westland is het daarmee eens. “Het is ontzettend belangrijk dat je het op een prettige en vriendelijke manier doet. Maar dat verzuimen recruiters nog wel eens. Het gaat erom dat je je in eerste instantie focust op wat diegene wil en daarbij aansluit. Je moet iemand gepersonaliseerd benaderen en niet via een massamailing.” Westland gaat zelfs zover dat hij vaak via iemand anders uit het netwerk contact laat leggen. “Door al die spammende collega’s sta je tegenwoordig al met 1-0 achter als de kandidaat hoort dat je een recruiter bent en 2-0 als bureaurecruiter. Ik kijk dus altijd of er iemand in mijn directe netwerk is die mij kan introduceren.”

Het is dus een kwestie van goed voorbereiden in de kandidaat die je benadert, zodat je weet wat zijn interesses zijn en je daarbij kunt aansluiten, meent Westland. “Recruiters die zeggen dat het niet werkt om passieve kandidaten te benaderen, hebben gewoon niet goed hun voorwerk gedaan.”

Hype?

Bernhart denkt daarom ook dat de ‘hype’ van het sourcen over een jaar wel eens voorbij kan zijn bij de meeste bedrijven. “Ik voorspel dat over een jaar op allerlei conferenties gezegd wordt dat sourcen van passieve kandidaten niet werkt. Net zoals je dat nu weer krijgt met talentpools waar iedereen van terugkomt.” Een gemiste kans, vindt Bernhart: “Als je het gaat doen omdat het een hype is en je hebt er verder niet over nagedacht, dan weet ik zeker dat je er inderdaad over een jaar op terugkomt. Terwijl het wel degelijk van grote waarde kan zijn voor bedrijven. Met de juiste aanpak, strategie en voorbereiding.”